До організації обслуговування відвідувачів у Центрі надання адміністративних послуг, в тому числі у форматі «Прозорий офіс», мають бути забезпеченні єдині стандарти та підходи. Про це йшлося на засіданні виконавчого комітету міської ради.
У прийнятому сьогодні рішенні йдеться, що запровадження норм та правил чітко структурує процес роботи із відвідувачем при обслуговуванні, підвищить ефективність роботи «Прозорого офісу».
Якість обслуговування відвідувачів і послуг має підвищитися завдяки дотриманню стандартів обслуговування відвідувачів; розвитку інфраструктури очного і заочного обслуговування; розвитку каналів комунікацій з відвідувачами; оптимізації процесів взаємодії з відвідувачами, дотримання єдиних принципів такої взаємодії при наданні послуг; автоматизація процесів взаємодії з відвідувачами; розвитку каналів комунікації між адміністраторами/працівниками всередині Центру та автоматизації процесів інформаційного обміну з суб’єктами надання адміністративних послуг з метою скорочення строків обслуговування і підвищення якості послуг; організації комплексного підходу до обслуговування відвідувачів за рахунок розвитку додаткових сервісів.
З відвідувачами буде організовано регулярний «зворотний зв'язок». Зазначено, що такий зв’язок може здійснюватися у спосіб усних та письмових звернень відвідувачів; електронної пошти; телефонних звернень та через форми інтерактивного спілкування, як-от: віртуальної приймальні, особистого кабінету та ін. Звернення ж відвідувачів через будь-які канали є безплатний. Всі спрямовані відвідувачами скарги, пропозиції та відгуки будуть систематизуватися та аналізуватися керівником ЦНАПу.
Параметрами взаємодії з відвідувачами є індивідуальний підхід; мінімізація часу для отримання послуги; оперативність реагування на скарги; дотримання встановлених термінів; можливість отримання повного спектру послуг та ін.
Щомісячно, щоквартально та за рік ЦНАП звітуватиме керівництву міста про свою діяльність у форматі «Прозорий офіс» .
«Прозорий офіс» надаватиме близько 400 послуг, - говорить начальниця управління Центру надання адміністративних послуг Сюзанна Галецька. - Керівники виконавчих органів мають довести цей документ до відома спеціалістів, що працюють у «Прозорому офісі», а це - департамент соціальної політики, департамент реєстрації, ЦНАП, управління ведення реєстру територіальної громади. Окрім того, документ буде надано і представникам управління Державної міграційної служби Корольовського району, який здійснюють прийом у «Прозорому офісі», представникам сервісного центру Пенсійного фонду».
Цьогоріч «Прозорий офіс» у Житомирі запрацював у тестовому режимі. Основна його функція – забезпечення можливості отримання максимальної кількості послуг, котрі стосуються питань оформлення пенсій, отримання паспортів, реєстрації місця проживання тощо. На сьогодні в офісі вже працює термінал для самообслуговування, громадяни можуть сплатити рахунки безпосередньо на місці. В приміщенні «Прозорого офісу» облаштовано дитячу кімнату для перебування дітей, батьки яких звернулися за отриманням адміністративної послуги.
